Condiciones generales de contratación (AGB)

§ 1 Ámbito de aplicación

(1) Las presentes condiciones generales de contratación (en adelante, «AGB») se aplican a todos los contratos entre Mentora Technologies UG (haftungsbeschränkt) (en adelante, «el Proveedor») y el cliente (en adelante, «el Usuario») sobre el uso del programa de contabilidad y gestión empresarial basado en web «en regla» (en adelante, «la Plataforma»).

(2) La Plataforma se dirige exclusivamente a empresarios en el sentido del § 14 BGB (B2B). No está previsto su uso por consumidores en el sentido del § 13 BGB. Con el registro, el Usuario confirma que actúa en el ejercicio de su actividad comercial o profesional independiente.

(3) Las condiciones generales del Usuario que difieran, se opongan o complementen las presentes solo formarán parte del contrato si el Proveedor ha aceptado expresamente y por escrito su aplicación.

§ 2 Objeto del contrato

(1) El objeto del contrato es la puesta a disposición de la plataforma SaaS en la nube «en regla» para su uso a través de internet. La Plataforma sirve a las empresas para la contabilidad digital, la facturación, el registro de gastos, la asistencia con IA y la conexión bancaria.

(2) El Proveedor pone la Plataforma a disposición en su versión vigente en cada momento. El alcance de las funciones depende del plan elegido por el Usuario.

(3) El Proveedor no presta asesoramiento fiscal. La Plataforma no sustituye el asesoramiento de un Steuerberater (asesor fiscal colegiado en Alemania) ni de un auditor. Las respuestas y evaluaciones generadas por la IA sirven exclusivamente de orientación y no constituyen información jurídicamente vinculante.

§ 3 Perfeccionamiento del contrato, registro y cuenta de usuario

(1) El contrato sobre el periodo de prueba gratuito se perfecciona al completar el registro y activarse la cuenta de usuario. El contrato sobre un plan de pago se perfecciona cuando el Usuario selecciona en el proceso de pedido un plan y un periodo de facturación y completa el pedido a través del proveedor de servicios de pago; la aceptación por parte del Proveedor se produce mediante la activación del plan elegido.

(2) El uso de la Plataforma requiere registro. El Usuario está obligado a facilitar datos veraces y completos al registrarse y a mantenerlos actualizados.

(3) Cada Usuario recibe una cuenta personal. Los datos de acceso son confidenciales y no pueden cederse a terceros. El Usuario responde de todas las actividades que se realicen con su cuenta.

(4) El Usuario puede crear dentro de su cuenta una o varias organizaciones (empresas). Los datos de cada organización se almacenan estrictamente separados entre sí.

(5) El Usuario puede invitar a otros miembros del equipo a su organización y asignarles distintos roles (Owner, Admin, Member, Viewer, Steuerberater). El Usuario que invita es responsable de los derechos de acceso de los miembros de su equipo.

§ 4 Descripción de las prestaciones

Según el plan elegido, la Plataforma comprende los siguientes módulos y funciones:

a) Facturas

Creación, gestión y envío de facturas y abonos. Compatibilidad con series de numeración propias, plazos de vencimiento, cálculo del IVA y exportación a PDF. Envío directo por correo electrónico a los clientes desde la Plataforma.

b) Gastos

Registro y clasificación de gastos de la actividad. Subida y asignación de comprobantes (imágenes y PDF). Reconocimiento asistido por IA para extraer automáticamente los datos de los comprobantes.

c) Asistente de IA

Asistente contable basado en IA para preguntas sobre contabilidad, derecho tributario y cuestiones de gestión empresarial. El asistente utiliza los datos de la organización correspondiente para responder en contexto. Las respuestas de la IA no constituyen asesoramiento fiscal ni jurídico.

d) Open Banking (conexión bancaria)

Conexión opcional de cuentas bancarias para importar automáticamente los movimientos. La conexión se realiza a través de finAPI, un servicio de información sobre cuentas (PSD2) con licencia de la BaFin (autoridad alemana de supervisión financiera). El Usuario puede revocar una conexión en cualquier momento en los ajustes.

e) Acceso para el Steuerberater

Posibilidad de conceder a un Steuerberater externo un acceso de solo lectura a los datos contables de la organización. El Steuerberater recibe un rol propio con permisos limitados y puede consultar los datos, pero no modificarlos.

§ 5 Precios y pago

(1) La Plataforma se ofrece en los planes de pago «Smart», «Pro» y «Enterprise». Antes de contratar un plan, el Usuario puede probar la Plataforma de forma gratuita durante 14 días con todas las funciones («periodo de prueba»). El alcance de cada plan se desprende de la siguiente tabla:

(2) Todos los precios indicados de los planes de pago se entienden más el IVA legal (actualmente 19 %). El periodo de prueba es gratuito.

(3) El periodo de prueba puede utilizarse una sola vez por organización y no requiere datos de pago. Termina automáticamente al cabo de 14 días. No se produce ninguna conversión automática en una suscripción de pago; para usar los planes de pago es necesaria una selección expresa y activa por parte del Usuario.

(4) La facturación de los planes de pago se realiza por adelantado, según el periodo de facturación elegido, con carácter mensual o anual. El precio de cada modalidad se desprende de la tabla anterior; en la modalidad anual se abonan diez mensualidades por doce meses de uso. El pago se efectúa al inicio de cada periodo de facturación a través del proveedor de servicios de pago Mollie (Mollie B.V., Ámsterdam, Países Bajos), de forma automática con el medio de pago registrado por el Usuario. En caso de impago, el Proveedor se reserva el derecho de bloquear el acceso a las funciones de pago; la posibilidad de exportar los datos no se ve afectada.

(5) El cambio a un plan superior (upgrade) es posible en cualquier momento y surte efecto al completar el pedido. El cambio a un plan inferior (downgrade) surte efecto al final del periodo de facturación en curso. Los importes ya pagados por el periodo de facturación en curso no se reembolsan proporcionalmente.

(6) El Proveedor se reserva el derecho de ajustar los precios de los planes de pago con un preaviso mínimo de 4 semanas, con efecto al final del periodo de facturación correspondiente. En tal caso, el Usuario dispone de un derecho extraordinario de cancelación con efecto en la fecha de entrada en vigor del cambio de precio.

§ 6 Protección de datos

(1) El Proveedor trata los datos personales del Usuario exclusivamente en el marco de la normativa de protección de datos vigente, en particular el Reglamento General de Protección de Datos (DSGVO, RGPD) y la ley federal alemana de protección de datos (BDSG).

(2) Los detalles del tratamiento de datos figuran en la política de privacidad, que forma parte de las presentes AGB.

(3) En la medida en que el Usuario trate datos personales de terceros en el marco del uso de la Plataforma (p. ej. datos de clientes en facturas), el Proveedor actúa como encargado del tratamiento en el sentido del Art. 28 DSGVO. El contrato de encargo de tratamiento (AVV) pasa a formar parte del contrato con el registro y puede consultarse en cualquier momento en enregla.mentoriatechnologies.com/avv.

(4) Todos los datos se almacenan y tratan en servidores dentro de la Unión Europea. También la función de asistencia con IA trata los contenidos exclusivamente dentro de la UE a través de AWS Bedrock (UE, región Fráncfort / eu-central-1); los contenidos no salen de la UE. Por tanto, en el marco de la función de IA no se produce ninguna transferencia a terceros países.

§ 7 Obligaciones del Usuario

(1) El Usuario se compromete a utilizar la Plataforma exclusivamente para fines lícitos en el marco de su actividad comercial o profesional independiente.

(2) El Usuario es el único responsable de la exactitud e integridad de los datos que introduce. Esto incluye, en particular, el registro correcto de los datos de facturación, la información fiscal y los datos bancarios.

(3) El Usuario está obligado a mantener en secreto sus datos de acceso y a informar sin demora al Proveedor si tiene conocimiento de que terceros no autorizados conocen sus datos de acceso.

(4) Queda prohibido utilizar la Plataforma de un modo que ponga en peligro su funcionamiento, la sobrecargue o afecte a la seguridad de otros usuarios. En particular, no se permiten los accesos automatizados, el scraping ni la ingeniería inversa de la Plataforma.

§ 8 Responsabilidad

(1) El Proveedor responde de forma ilimitada en caso de dolo y negligencia grave, así como de los daños derivados de lesiones a la vida, la integridad física o la salud.

(2) En caso de negligencia leve, el Proveedor solo responde por el incumplimiento de obligaciones contractuales esenciales (obligaciones cardinales). En tal caso, la responsabilidad se limita al daño previsible y típico del contrato.

(3) El Proveedor no responde de la exactitud del contenido de las respuestas generadas por el asistente de IA. La función de IA sirve exclusivamente de apoyo y no sustituye el asesoramiento fiscal o jurídico profesional.

(4) El Proveedor no responde de los daños causados por entradas erróneas del Usuario, datos contables incorrectos o el incumplimiento de disposiciones legales por parte del Usuario.

(5) La responsabilidad por la pérdida de datos se limita al esfuerzo típico de recuperación que se habría producido con una copia de seguridad correcta y periódica por parte del Usuario.

§ 9 Disponibilidad

(1) El Proveedor procura una disponibilidad de la Plataforma del 99,5 % en promedio anual. Quedan excluidos los periodos de mantenimiento planificado, los casos de fuerza mayor y las incidencias fuera del ámbito de influencia del Proveedor.

(2) Los trabajos de mantenimiento planificados se anunciarán con antelación siempre que sea posible y se programarán en horas de poco tráfico. El Proveedor está facultado para realizar trabajos de mantenimiento necesarios sin previo aviso cuando sea preciso para mantener la seguridad o el funcionamiento de la Plataforma.

(3) La disponibilidad de las interfaces de terceros (en particular, el servicio de información sobre cuentas finAPI), del proveedor de servicios de pago Mollie y de la función de IA operada a través de AWS Bedrock (UE, Fráncfort) no es responsabilidad del Proveedor. Las limitaciones temporales de estos servicios no dan derecho al Usuario a una reducción del precio ni a una indemnización.

§ 10 Duración del contrato y cancelación

(1) El contrato sobre el uso de la Plataforma se celebra por tiempo indefinido y puede ser cancelado por ambas partes en cualquier momento sin plazo de preaviso, con efecto al final del periodo de facturación correspondiente. Tras la cancelación de un plan de pago, el Usuario conserva todas las funciones hasta el final del periodo de facturación ya pagado.

(2) Queda a salvo el derecho de cancelación extraordinaria por causa justificada. Existe causa justificada, en particular, cuando:

• el Usuario infringe disposiciones esenciales de las presentes AGB,
• el Usuario, pese al requerimiento, se retrasa en el pago más de 30 días,
• el Usuario utiliza la Plataforma para fines ilícitos.

(3) La cancelación puede realizarse por escrito, por correo electrónico a [email protected] o a través de los ajustes de la cuenta en la Plataforma.

(4) Tras la terminación del contrato, los datos del Usuario se eliminan en un plazo de 30 días, siempre que no se opongan obligaciones legales de conservación (en particular § 147 AO, § 257 HGB).

(5) El Usuario tiene la posibilidad de descargar sus datos antes de la terminación del contrato mediante la función de exportación de la Plataforma.

§ 11 Propiedad intelectual

(1) Todos los derechos sobre la Plataforma, incluidos el software, el diseño, las marcas y los contenidos, permanecen en poder del Proveedor. Al Usuario se le concede un derecho de uso simple e intransferible durante la vigencia del contrato.

(2) Los datos introducidos y los documentos subidos por el Usuario siguen siendo propiedad del Usuario. El Proveedor obtiene únicamente los derechos de uso necesarios para prestar el servicio.

§ 12 Modificación de las AGB

(1) El Proveedor se reserva el derecho de modificar las presentes AGB con efecto para el futuro cuando ello sea necesario por motivos objetivamente justificados (p. ej. cambios en la situación jurídica, ampliación de las funciones, adaptación a la evolución técnica).

(2) Las modificaciones se comunicarán al Usuario en forma de texto (por correo electrónico) al menos 4 semanas antes de su entrada en vigor. Si el Usuario no se opone en el plazo de 4 semanas desde la recepción de la comunicación, las AGB modificadas se considerarán aceptadas.

(3) En la comunicación de la modificación se informará al Usuario de su derecho de oposición y de las consecuencias jurídicas del silencio. En caso de oposición, el Proveedor tiene derecho a cancelar ordinariamente el contrato en la fecha de entrada en vigor de la modificación.

§ 13 Disposiciones finales

(1) Se aplica el derecho de la República Federal de Alemania, con exclusión de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías (CISG).

(2) Si el Usuario es comerciante, persona jurídica de derecho público o patrimonio especial de derecho público, el fuero exclusivo para todos los litigios derivados de este contrato o relacionados con él será el de la sede del Proveedor.

(3) Si alguna disposición de las presentes AGB fuera o llegara a ser ineficaz o inaplicable, ello no afectará a la eficacia de las restantes disposiciones. En lugar de la disposición ineficaz se considerará acordada aquella disposición eficaz que más se aproxime a la finalidad económica de la disposición ineficaz.

(4) No existen acuerdos verbales accesorios. Las modificaciones y adiciones a este contrato requieren forma de texto.

(5) La versión vigente de las presentes AGB puede consultarse en enregla.mentoriatechnologies.com/condiciones.